Remote Workshops: Worauf sollte man achten?

Interview mit Innovation Advisor Svea Möller von TRENDONE zu den Erfahrungen mit Remote Workshops

Dass während der Corona-Krise in verschiedensten Bereichen viele Remote Workshops durchgeführt wurden, ist inzwischen mehr als bekannt. Was sind aber die konkreten Herausforderungen und Möglichkeiten, die virtuell durchgeführte Workshops bieten? TRENDONE Innovation Advisor Svea Möller hat uns etwas zu den aktuellen Learnings erzählt.

Svea, du hast ja schon einige Remote Workshops moderiert – was ist dir dabei aufgefallen?

Zunächst: Man hat einen ganz anderen Kontakt mit den Teilnehmenden und man muss sich deshalb wirklich sehr gut überlegen, wie man eine gute Diskussion und ein Gruppengefühl herstellen kann. Wir haben gemerkt, dass eine Gruppengröße mit bis zu 10 Teilnehmenden ideal ist. Wenn die Gruppen größer werden, dann stockt die Diskussion auch sehr schnell, weil man sich nicht gegenseitig ins Wort fallen möchte und sich auch weniger angesprochen fühlt, manche Teilnehmende ziehen sich dann auch eher raus.

Man merkt auch, dass sich die Teilnehmenden aus dem Homeoffice in ihrer vertrauten Umgebung wohl fühlen und auch offener sprechen. Als Moderatorin ist man auch nicht so präsent und tritt mehr in den Hintergrund, in der Gruppenarbeit fühlen sich die Teilnehmenden auch nicht so beobachtet und es entsteht schnell eine eigene, gute Diskussion. Und: man muss viel mehr Zeit einplanen für das technische Set-up. Wie viel, kommt natürlich darauf an, wie viel Erfahrung die Teilnehmenden schon haben.

Interview mit Innovation Advisor Svea Möller von TRENDONE zu den Erfahrungen mit Remote Workshops

Svea Möller, Innovation Advisor bei TRENDONE

A propos technisches Set-up: Mit welchen Tools arbeiten wir bei TRENDONE?

Wir arbeiten mit einem Video-Conferencing-Tool und einem Kreativ-Tool gleichzeitig. Oft Zoom und Mural in Kombination. Alternativ führen wir die Workshops in Microsoft Teams durch und bearbeiten im Kreativ-Part beispielsweise gemeinsam im Tool eine Power-Point-Datei, das funktioniert auch gut. Der Vorteil von Zoom ist natürlich, dass man Breakout-Sessions machen kann. Die Teilnehmenden können dann in der Gruppe sprechen und gleichzeitig im gemeinsamen Mural arbeiten. Bei Microsoft Teams geht das nicht, da kann man aber für die einzelnen Gruppen unterschiedliche Termine einstellen.

Was wir gerne machen: das Warm-up bzw. die Kennenlern-Runde schon mit einer leichten Schulung der Tools zu verbinden, damit die Teilnehmenden schon spielerisch die Workshop-Situation und das Online-Tool kennenlernen. In Mural kann man das so machen, dass alle ein Bild hochladen, gemeinsam etwas malen oder erste Post-its schreiben. Also dass man die Vorstellungsrunde mit der Vorstellung des Tools verbindet, das funktioniert eigentlich immer ziemlich gut. Das ist auch wichtig, damit sich die Teilnehmenden im anschließenden Kreativ-Part gut einbringen können.

Was sind weitere Herausforderungen in Bezug auf die technischen Komponenten?

Wenn man ein internationales Team hat, sollte man in jedem Fall vorher einen Technik-Check machen, am besten mit jeweils einer Person aus einem Land. Vor allem bei größeren Workshops, in denen mehrere Gruppen aufgeteilt werden, sollte auch in jeder Gruppe eine technische Ansprechperson sein, die sich mit dem Tool auskennt. Dazu ist es sehr sinnvoll, vorher einen Termin mit den jeweiligen Personen zu vereinbaren, in dem man den Technik-Check macht und eine Einführung in das Tool gibt. Wir arbeiten aber auch immer ein Pre-Reading aus, dass auch eine technische Checkliste beinhaltet. Das bekommen dann alle Teilnehmenden.

Was passiert beim Technik-Check?

Man geht dann zusammen ins Tool und schaut, ob alles funktioniert und erklärt das Tool. Mural bietet aus unserer Sicht in der Nutzung die meisten Vorteile, ist aber nicht komplett intuitiv. Außerdem gibt es noch Kleinigkeiten, die man einfach wissen muss: Das Tool funktioniert oft nicht im VPN, sondern man muss ins WLAN. Man muss auch schauen, welche Firewalls da sind, ob dann manche Dinge nicht funktionieren. Außerdem ist es beispielsweise für Mural sinnvoll, eine Maus mit einem Rädchen zu haben. Wichtig ist auch der Check, ob alle Teilnehmenden alle Einladungen haben und sich alle schon mal bei Mural angemeldet haben und ob die Kamera funktioniert. Es ist einfach wichtig, dass der Workshop technisch möglichst reibungslos startet und nicht mit kleinen Problemen beginnt, die vorher leicht zu beheben gewesen wären.

Wie viel Erfahrungen haben unsere Kunden bisher mit Remote Workshops und den Tools und wie war das bisherige Feedback?

Die meisten hatten bisher noch wenig Berührungspunkte mit Mural. Zoom und Teams sind schon eher bekannt, aber weniger aus einer Workshop-Situation heraus. Wir haben bisher aber durchweg positives Feedback bekommen. Die Remote Workshops, die jetzt stattfinden, waren ja ursprünglich als normale Workshops gedacht, daher war es für unsere Kunden auch wichtig zu sehen, dass in den virtuellen Workshops genau so gute Ergebnisse erzielt werden können. Viele sind wirklich überrascht, wie gut es klappt. Es kommt oft eine bessere Diskussion auf und alles ist ein bisschen flexibler. Für die Zukunft ist ein Mix von virtuellen und analogen Workshop gut denkbar. Zum Beispiel, dass man die Scoping-Workshops online mit einem kleinen Team durchführt, oder auch die Keynote als Trendinput virtuell präsentiert und sich dann für die kreative Workshoparbeit wieder im analogen Setting trifft. So ein Mix wäre zukünftig super.

Also wäre zukünftig die Aufteilung Trendinput & Projektplanung online und Kreativprozesse offline sinnvoll?

Ja, und da gibt es auch mehr Potenzial. Vor allem, wenn unsere Kunden sich noch mehr an das Remote Setting gewöhnt haben, sind da noch viele Variationen möglich. Eine Ideation kann man mit ein wenig Übung auch sehr gut in Mural machen, das ist eigentlich gar kein Problem. Sobald es zu große Workshopgruppen sind, würde ich aber eher analog vorgehen. Kleine Workshopgruppen sind online gut abbildbar. Gerade auch, wenn es um internationale Teams geht, spielen natürlich auch Kosten eine große Rolle.

Was sind denn ganz konkret Besonderheiten in der Durchführung von Remote-Workshops?

Vor allem die zeitliche Komponente: Man braucht einfach viel länger, um in Remote Workshops Dinge zu erarbeiten. Einmal wegen dem technischen Aspekt. Auf der anderen Seite kann man keinen Workshop länger als 4 bis maximal 5 Stunden ansetzen. Das wird sonst zu anstrengend für die Teilnehmenden. Wichtig sind auch viele Pausen, zwischendurch Kaffeepausen oder auch mal eine Mittagspause. Allgemein solle man die Zeit eineinhalb Mal so lange ansetzen wie bei einem analogen Workshop. Aber da die Reisezeit ja wegfällt ist das trotzdem eine große Zeitersparnis. Und auch alternative Vorgehensweisen werden so möglich: Wir haben umfangreichere Remote Workshops auch schon auf mehrere Tage aufgesplittet, jeden Tag 2-4 Stunden. Das lässt dann auch mehr Variation zu und hat den Vorteil, dass die Teilnehmenden jeden Tag frisch in den Workshop kommen und die Möglichkeit haben, das Gehörte und Besprochene wirklich nochmal sacken zu lassen und zu reflektieren.

Wir sehen das als extremen Vorteil von Remote Workshops, dass man die Sessions gut aufsplitten kann. Wir starten ja meist mit einer Keynote, das ist ja immer wahnsinnig viel Input und muss sich auch erstmal setzen. Wenn man den Teilnehmenden einen Tag dazwischen Zeit gibt, können sie sich auch nochmal in Ruhe das Handout dazu anschauen und sich offene Fragen und erste Impulse notieren. Und dann kann man am nächsten Tag nochmal spezifischer reingehen und das Gehörte kreativ verarbeiten. Wir sind aber auch bei analogen Workshops der Meinung, dass zwei Workshop-Tage immer sinnvoller sind als Ein-Tages-Workshops.

Was ist bei der Vorbereitung von Remote Workshops zu beachten?

Man muss sich auch als Moderatorin natürlich erst einmal in das entsprechende  Kreativtool einfinden und sich die Inhalte langsam aufbauen – man kann ja erstmal nicht auf bewährte Templates für Kreativübungen zurückgreifen. Bei der Workshop-Vorbereitung muss man sich viel mehr mit der Technik auseinandersetzen, dass das mit der Organisation, den Terminen, Einwahlen usw. klappt. Im analogen Workshop kann man da flexibler agieren, online muss es technisch einfach gleich funktionieren, sonst kann man nicht arbeiten.

Was ist bei der Moderation anders als in analogen Workshops?

Bei einem Remote-Workshop mit 20 Personen bräuchte man eher 3 Moderatorinnen oder Moderatoren, damit man jede Gruppe gut betreuen kann. Als Moderatorin muss man mehr “over the top” sein, so dass man ein bisschen mehr Motivation überträgt – also mehr fragen, direkter ansprechen –  weil ja alle vor ihrem Bildschirm zu Hause sitzen. Super zur Auflockerung sind auch gemeinsame Rituale. Zum Beispiel kann man vorher den Teilnehmenden etwas zuschicken: Wir haben bei einem Workshop zum Beispiel Ahoi-Brause an alle geschickt. Das war ein cooles gemeinsames Erlebnis und schärft das Gemeinschaftsgefühl.

Vom Vorgehen her machen wir das so: In der Konferenz teilt man gemeinsam den Bildschirm und kann dann den Trendinput usw. vorstellen. Sobald man aber ins Kreativtool wechselt, sollte man die einzelnen Arbeitsschritte nochmal dort notiert haben bzw. alle Informationen, die man zur Bearbeitung der Aufgabe braucht, damit die Teilnehmenden nicht ständig die Fenster wechseln müssen. In Mural kann man auch Videos und Fotos hochladen, das funktioniert ganz gut. Wenn man Arbeitsschritte nicht vorwegnehmen will, dann kann man das, was später kommen soll, durch ein Feld überdecken und es dann erst zur richtigen Zeit freigeben. Mural wird am besten “step by step” gestaltet, so dass man wie im analogen Workshop alles planen kann.

Wir haben auch einen kleinen Workshop-Knigge erstellt, wo zum Beispiel drinsteht, dass man 1-2 Sekunden warten soll, bis man nach jemandem spricht, weil man nicht weiß, wie hoch die Latenzzeit ist und man sich sonst gegenseitig unterbricht. Oder dass man in die Kamera schauen sollte, wenn man spricht. Auch als Moderatorin muss man damit klarkommen, dass mehr Stille ist, auch weil viele das Mikrofon gemutet haben. Wenn man kleine Gruppenarbeiten hat, dann sprechen die Teilnehmenden oft freier, da sie sich nicht erst an die Workshop-Umgebung gewöhnen müssen. Man ist dann als Moderatorin auch nicht so präsent. Dadurch entstehen oft auch bessere, offenere Diskussionen.

Wie organisiert ihr die Pausen?

Dann bleiben alle im Tool und schalten Ton und Kamera aus. Auf keinen Fall ausloggen, das ist zu riskant!

Wie sieht es mit der Workshop-Dokumentation aus?

Das ist natürlich sehr bequem: Man hat alles vor Ort, man kann es exportieren als Bild oder pdf. Bei großen Templates kann man auch Auswahlen für bestimmte Bereiche treffen, damit man alles gut lesen kann. Das kann man dann im Anschluss an alle Teilnehmenden schicken. Man hat keine Probleme mit unleserlicher Schrift oder unklaren Zuteilungen von Post-its.

Wie ist dein Fazit, Svea? Und: Wie könnten Remote Workshops noch besser werden?

Super wäre es, wenn man einen virtuellen Raum hätte, ähnlich wie wir das für die virtuelle Konferenz des Trendnetzwerks LaFutura umgesetzt haben. Im Moment ist es nicht so gut, dass man oft nicht alle gleichzeitig sieht sondern nur den, der spricht. Bei Online Keynotes hat man ziemlich wenig Resonanz durch die Teilnehmenden, was schade ist. Die Konferenztools müssten einfach nochmal besser werden, die Themen Augmented und Virtual Reality sehen wir hier ganz stark.

Positiv ist natürlich jetzt schon, dass die Reisezeit und auch die Reisevorbereitungen und der entsprechende “mental load” für die Mitarbeiter wegfällt. Das spart Unternehmen viele Kosten und ist natürlich auch nachhaltiger. Man ist auch zeitlich flexibler und kann da, wo es notwendig ist, auch mal eine Stunde überziehen oder einen Zusatztermin für den nächsten Tag vereinbaren, wenn es das Projekt erfordert. Das hat alles viel Potenzial und auf Dauer sollte man sich schon in diese Richtung bewegen. Es ist für unsere Kunden anfangs etwas umständlicher, aber ich denke man muss einfach dranbleiben. Und nur weil es wieder geht, sollte man nicht wieder alles analog machen. Stattdessen sollte man gerade jetzt viel testen und versuchen.

Remote Workshops – virtuelle Teamarbeit erfolgreich gestalten

Sämtliche Workshopformate in der TRENDONE Innovationsberatung werden erfolgreich in virtueller Form angeboten und durchgeführt. Kreative Anpassungen von Methodiken und Moderationstechniken bieten flexible Gestaltungsmöglichkeiten in der Durchführung. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Remote Workshops und unsere Beratungsangebote.