Remote Workshop: 10 Tipps, damit er zum Erfolg wird

Kategorie Innovationsstrategie | veröffentlicht am 18. Juni 2020

Corona ändert die Form der Zusammenarbeit in Unternehmen. Video-Meetings und virtuelle Formate wie Remote Workshops gehören zum neuen Arbeitsalltag. Solche virtuellen Formate werden uns auch nach Corona noch in unserem Arbeitsalltag begleiten.

Remote Workshops stellen uns aber vor andere Herausforderungen als ‚normale Workshops‘.

Wie können Sie in einem Remote Workshop mit mehreren Personen an einer konkreten Aufgabenstellung arbeiten und dabei gute Ergebnisse erzielen?

Worauf sollten Sie achten, damit Ihr Remote Workshop zum Erfolg wird?

Das sind die Learnings unserer TRENDONE Innovation Advisor Svea Möller:

10 Tipps, damit Ihr Remote Workshop zum Erfolg wird

Interview mit Innovation Advisor Svea Möller von TRENDONE zu den Erfahrungen mit Remote Workshops
Svea Möller, Innovation Advisor bei TRENDONE

Tipp 1: Was für Tools sollten Sie nutzen?

Wir arbeiten mit einem Video-Conferencing-Tool und einem Kreativ-Tool gleichzeitig. Oft Zoom und Mural in Kombination. Alternativ führen wir die Workshops in Microsoft Teams durch und bearbeiten im Kreativ-Part beispielsweise gemeinsam im Tool eine Power-Point-Datei, das funktioniert auch gut.

Der Vorteil von Zoom ist natürlich, dass man Breakout-Sessions machen kann. Die Teilnehmenden können dann in Kleingruppen sprechen und gleichzeitig im gemeinsamen Mural arbeiten.

Bei Microsoft Teams geht das nicht, da kann man aber für die einzelnen Gruppen unterschiedliche Termine einstellen.

Tipp 2: Arbeiten Sie sich selbst gut in die Tools ein

Man muss sich auch als Moderatorin natürlich selbst erst einmal in die Tools einfinden und sich die Inhalte langsam aufbauen. Denn Sie können ja erst mal nicht auf bewährte Templates z. B. für Kreativübungen zurückgreifen.

Tipp 3: Was Sie als Moderatorin oder Moderator beachten sollten

Bei einem Remote-Workshop mit vielen Personen muss man als Moderatorin etwas „over the top” sein, sodass man ein bisschen mehr Motivation überträgt. D. h. konkret: Mehr fragen, direkter ansprechen, weil ja alle zuhause vor ihrem Bildschirm sitzen.

Als Moderatorin muss man damit klarkommen, dass mehr Stille ist, weil viele das Mikrofon stummgeschaltet haben.

Tipp 4: Die richtige Gruppengröße ist bei einem Remote Workshop elementar

In einem Remote Workshop haben Sie einen ganz anderen Kontakt mit den Teilnehmenden und man muss sich deshalb wirklich sehr gut überlegen, wie man eine gute Diskussion und ein Gruppengefühl herstellen kann.

Wir haben gemerkt, dass eine Gruppengröße mit bis zu 10 Teilnehmenden ideal ist. Wenn die Gruppen größer werden, dann stockt die Diskussion auch sehr schnell, weil man sich nicht gegenseitig ins Wort fallen möchte und sich auch weniger angesprochen fühlt. Manche Teilnehmende ziehen sich dann auch eher raus.

Wenn man kleine Gruppenarbeiten hat, dann sprechen die Teilnehmenden oft freier, da sie sich nicht erst an die Workshop-Umgebung gewöhnen müssen. Man ist dann als Moderatorin auch nicht so präsent. Dadurch entstehen oft auch bessere, offenere Diskussionen.

„Man merkt auch, dass sich die Teilnehmenden aus dem Homeoffice in ihrer vertrauten Umgebung wohlfühlen und auch offener sprechen.“

– Svea Möller, Innovation Advisor bei TRENDONE

Tipp 5: Planen Sie genug Zeit ein für das technische Set-up

Bei der Workshop-Vorbereitung muss man sich viel mehr mit der Technik auseinandersetzen, dass das mit der Organisation, den Terminen, Einwahlen usw. klappt. Planen Sie dafür genug Zeit mit ein. Wie viel, kommt natürlich darauf an, wie viel Erfahrung die Teilnehmenden schon haben.

Wenn man ein internationales Team hat, sollte man in jedem Fall vorher einen Technik-Check machen, am besten mit jeweils einer Person aus einem Land.

Vor allem bei größeren Workshops, in denen mehrere Gruppen aufgeteilt werden, sollte auch in jeder Gruppe eine technische Ansprechperson sein, die sich mit dem Tool auskennt. Dazu ist es sehr sinnvoll, vorher einen Termin mit den jeweiligen Personen zu vereinbaren, in dem man den Technik-Check macht und eine Einführung in das Tool gibt.

Tipp 6: Vermeiden Sie typische Störungen schon im Vorfeld und verschicken Sie eine technische Checkliste

Es gibt viele Punkte, die man gut schon vorher klären kann und sollte:

  1. Haben alle Teilnehmenden auch eine Einladung erhalten?
  2. Sind bei den Teilnehmenden Firewalls aktiv, die bestimmte Tools blockieren? Das Tool Mural z. B. funktioniert oft nicht im VPN, sondern dafür müssen die Teilnehmenden ins WLAN.
  3. Haben sich alle Teilnehmenden vorab schon mal bei den genutzten Tools angemeldet?
  4. Funktionieren Kamera und Ton?

Wir arbeiten aber auch immer ein Pre-Reading aus, dass auch eine technische Checkliste beinhaltet. Das bekommen dann alle Teilnehmenden.

Es ist einfach wichtig, dass der Workshop technisch möglichst reibungslos startet und nicht mit kleinen Problemen beginnt, die vorher leicht zu beheben gewesen wären.

Tipp 7: Schulen Sie die Teilnehmer spielerisch in den Tools

Was wir gerne machen: das Warm-up bzw. die Kennenlern-Runde schon mit einer leichten Schulung der Tools zu verbinden, damit die Teilnehmenden schon spielerisch die Workshop-Situation und das Online-Tool kennenlernen.

In Mural kann man das so machen, dass alle ein Bild hochladen, gemeinsam etwas malen oder erste Post-its schreiben. Also dass man die Vorstellungsrunde mit der Vorstellung des Tools verbindet, das funktioniert eigentlich immer ziemlich gut. Das ist auch wichtig, damit sich die Teilnehmenden im anschließenden Kreativ-Part gut einbringen können.

Tipp 8: Setzen Sie Remote Workshops nicht zu lang an

Sie sollten keinen Workshop länger als 4 bis maximal 5 Stunden ansetzen. Das wird sonst zu anstrengend für die Teilnehmenden. Allgemein sollte man die Zeit maximal eineinhalb Mal so lange ansetzen, wie bei einem analogen Workshop.

Wir haben umfangreichere Remote Workshops auch schon auf mehrere Tage aufgesplittet, jeden Tag 2-4 Stunden. Das lässt dann auch mehr Variation zu und hat den Vorteil, dass die Teilnehmenden jeden Tag frisch in den Workshop kommen und die Möglichkeit haben, das Gehörte und Besprochene wirklich noch mal sacken zu lassen und zu reflektieren.

Tipp 9: In den Pausen auf keinen Fall ausloggen

Wichtig sind auch viele Pausen, zwischendurch Kaffeepausen oder auch mal eine Mittagspause.

In Pausen bleiben alle im Tool und schalten Ton und Kamera aus. Auf keinen Fall ausloggen, das ist zu riskant!

Tipp 10: Erarbeiten Sie sich einen Remote-Workshop-Knigge

Wir haben für unsere Remote Workshops auch einen kleinen Workshop-Knigge erstellt. Da steht z. B. drin, dass man 1-2 Sekunden warten soll, bis man nach jemandem spricht. Weil man nicht weiß, wie hoch die Latenzzeit ist und man sich sonst gegenseitig unterbricht. Oder dass man in die Kamera schauen sollte, wenn man spricht.

„Für unsere Kunden war es auch wichtig zu sehen, dass in den virtuellen Workshops genau so gute Ergebnisse erzielt werden können. Viele sind wirklich überrascht, wie gut es klappt. Es kommt oft eine bessere Diskussion auf und alles ist ein bisschen flexibler.“

– Svea Möller, Innovation Advisor bei TRENDONE

Remote Workshops haben viele Vorteile

Wir bieten alle unsere Workshopformate in der Innovationsberatung erfolgreich in virtueller Form an.

Wir haben unsere Methodiken und Moderationstechniken kreativ angepasst und bieten flexible Gestaltungsmöglichkeiten in der Durchführung der Workshops.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Remote Workshops und unsere Beratungsangebote.

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