4 Tipps für zeitgemäße Meetings

Tipps für effiziente Meetings Trendone

 

Unser Kooperationspartner Mindflow hat uns bereits bei einigen Afternoon for Innovators unterstützt und versorgt uns in diesem Gastbeitrag mit vier Tipps, um Meetings effizienter zu gestalten!

 

Beim Blick in Ihren Kalender ergibt sich vermutlich dasselbe Bild wie bei den meisten Berufstätigen: Meetings, Meetings, Meetings. Die schiere Anzahl der Meetings und der Anteil an unserer gesamten Arbeitszeit lässt vermuten, dass sie ein wichtiger Teil unserer Arbeit sind. Und das unterstreicht auch die Statistik: Im Durchschnitt hat jeder Angestellte 62 Meetings im Monat. Aber: Die Hälfte dieser Zeit empfinden wir als Zeitverschwendung. Kein Wunder, dass David Grady bereits vor 2 Jahren in seinem sehenswerten TED-Talk dazu aufgerufen hat, konsequent „Nein“ zu sagen zu unnötigen Meetings. Sonst passiert schnell, was die Kolumne der Süddeutschen Zeitung treffend mit „Konferenz der Alphatiere“ beschreibt.

 

Tatsächlich stehen häufig strukturelle Probleme in Unternehmen hinter der Unproduktivität von Meetings, wie Oliver Weyergraf, Autor von „Mad Business“ im Interview mit Brand Eins (Ausgabe 11/2015) erklärt. Auch die Studie „Einfluss des Human-Ressource-Managements auf den Unternehmenserfolg“ der Personalberatung Rochus Mummert bestätigt dies – und demnach ist den Unternehmen dieses Problem durchaus bewusst. Das Thema ist dabei noch nicht einmal neu. Seit ein paar Jahren schon wird die App COMA (Cost of Meeting App) angeboten, die daran erinnern soll, wie teuer diese Meetings eigentlich sind. Die inzwischen häufiger verwendeten Standup-Meetings und kurzen Updates sind ein Schritt in die richtige Richtung. Welche Maßnahmen können Sie noch ergreifen, um den Meetings Herr zu werden?

 

1. Meetings ersetzen

Die Vielzahl der Anbieter von Software für Online-Meetings und Video-Konferenzen wie Join.Me, WebEx, GoToMeeting und Co., die durch immer neue Startups ergänzt werden, zeigt eine rege Entwicklung in diesem Markt. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Meetings an verschiedenen Standorten, so dass Reisekosten eingespart werden können. Aber auch der Wandel in der Arbeitswelt, weg von der Präsenzarbeit, hin zur flexiblen Arbeit in verteilten Teams und vom Home Office aus erhöht die Nachfrage nach digitalen Tools für das Meeting. Unsere Arbeitswelt befindet nicht zuletzt durch die Digitalisierung in einem tiefgreifenden Wandel (mehr zur Veränderung der Arbeitswelt im aktuell veröffentlichten New Work Book), die neuen Tools ermöglichen erst diese neue Form von Arbeit.

Auch unabhängig davon sind auch die kleinen Meetings im Fokus: Mit der App Jell zum Beispiel wird das kurze Standup-Meeting am Morgen durch 3 Fragen ersetzt, die von jedem Mitarbeiter beantwortet werden. Nicht zuletzt ist das massive Wachstum von Slack und anderen Diensten für die Büro-Kommunikation ein Zeichen dafür, dass der persönliche Austausch oft nicht unbedingt einen Eintrag im Kalender benötigt.

 

2. Alternative Locations finden

Dass man im öden Besprechungsraum im 3. Stock des Büroblocks keine inspirierten Meetings abhalten kann, ist unter anderem den Gründern von Spacebase aufgefallen. Um dabei zu helfen, dass Meetings in einem kreativeren Rahmen stattfinden können, haben sie die Sharing Economy auf Besprechungsräume und Workshoplocations ausgedehnt und vermitteln auf ihrer Website Boxstudios, Lofts und Kneipen für bessere Meetings. Den Einfluss der Location auf die Produktivität, insbesondere bei Meetings zu Innovation und Kreativität, bestätigt auch Dr. Carl Naughton Autor, Coach und Speaker des Zukunftsinstituts.

Mit Seats2Meet bringt der Holländer Ronald van den Hoff das Konzept der Serendipity Machine in die Business-Welt: Meetings in Co-Working-Spaces können auf diese Weise spontan durch Hinzuziehen eines Experten, der gerade vor Ort ist, aufgewertet werden – nicht nur werden so neue Perspektiven und Ideen in festgefahrene Besprechungen gebracht, für alle Beteiligten ergeben sich auch immer wieder neue Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit.

 

3. Neue Hardware einsetzen

Auch ohne ins Offsite zu fliehen lassen sich durch eine neue Ausstattung Impulse ins Meeting bringen. Microsoft will mit dem Surface Hub nicht nur einen riesigen Touchscreen im Konferenzraum etablieren. Sondern vor allem alles, was darauf notiert und präsentiert wird mit den Geräten der Teilnehmer synchronisieren. Damit haben alle nach dem Meeting sofort die gemeinsamen Notizen und Gedanken dabei und können direkt weiterarbeiten.

Einen anderen Ansatz verfolgt Catchbox. Das finnische Startup hat ein Wurfmikrofon entwickelt, das dabei helfen soll, das Gespräch im Meeting besser zur strukturieren und einen klaren Gesprächsverlauf zu ermöglichen. Und nebenbei macht die Diskussion auf diese Weise sogar noch mehr Spaß.

 

4. Unterstützung durch Apps

Häufig scheitern Meetings schon an der Struktur, der Agenda und der unklaren Zielsetzung. Dabei können neue Apps helfen, wie zum Beispiel Amazemeet. Das Tool hilft dem Leiter des Meetings, anhand des Meeting Facilitator Canvas, das Meeting produktiver zu machen und effizient zu steuern. Solid dagegen ist der digitale Assistent im Meeting, der stets einen Blick auf den Ablauf und die Agenda ermöglicht.

Einen Schritt weiter gehen wir mit mindflow: Unsere App unterstützt Teilnehmer im Meeting durch spielerische Tools, die die Zusammenarbeit erleichtert und individuell angepasst werden kann. So werden Bilder zum Thema des Meetings wie in einer Spielshow gebuzzert um eine strukturierte Diskussion zu ermöglichen oder das Brainstorming findet in atemberaubender Geschwindigkeit statt – und ist automatisch für die Nachbereitung digitalisiert. So wird die Zeit im Meeting effektiver genutzt und die Einbindung in die anschließenden Arbeitsprozesse kann ohne Medienbruch stattfinden.

Kein Wunder, dass in Meetings zunehmend Apps verwendet werden. Insbesondere zur Verbesserung der Kommunikation und zur Steigerung der Beteiligung werden sie immer beliebter (Global Meeting & Events Forecast 2016).

 

Ausblick: Was bringt die Zukunft für Meetings?

Effizienz ist mehr denn je ein wichtiger Faktor in unserer schnelllebigen Zeit. Dass Meetings hierbei häufig noch Potenzial haben ist nicht von der Hand zu weisen. Unproduktive Meetings zu digitalisieren, inspirierende Locations und neue Arbeitsmittel einzusetzen ist da nur eine logische Konsequenz.

Der Faktor Mensch bleibt aber der wichtigste Dreh- und Angelpunkt beim Meeting. Daher werden Tools, die dabei helfen, den zwischenmenschlichen Austausch zu verbessern, die Zusammenarbeit zu strukturieren und für eine produktive Arbeitsumgebung zu sorgen, an Bedeutung zunehmen. Aber auch die Unternehmenskultur und jeder Einzelne ist gefragt, mit Meetings und der wertvollen Ressource Zeit verantwortungsvoll umzugehen.

Daran ändern auch neue Technologien nichts, egal wie revolutionär sie sind. Stellen Sie sich vor, welche neuen, faszinierenden Möglichkeiten Virtual Reality mit Oculus Rift, Hololens und Co ins Meeting bringen. Das Meeting findet dann in einem projizierten Raum statt, den die Teilnehmer virtuell betreten, in dem sie ganz natürlich miteinander kommunizieren können und wie in einem echten Meeting zusammenarbeiten, mitsamt dem virtuellen Flipchart und Whiteboard. Es wäre schade, wenn auch diese Meetings für die Teilnehmer zur Hälfte als Zeitverschwendung empfunden werden.

 

 

[Über den Autor]

Michael Schimming ist Gründer und Geschäftsführer des Hamburger Startups Mindflow Innovation GmbH, das er 2014 zusammen mit Pascal Riederer und Björn Frädrich ins Leben gerufen hat. Das Unternehmen entwickelt die App mindflow, mit der Meetings und Workshops wieder mehr Spaß machen, produktiver und effizienter werden. Dazu bietet mindflow Tools, die die Zusammenarbeit bereichern und neue Impulse geben. Namhaften Agenturen und Unternehmen – wie zum Beispiel TRENDONE – sind bereits Kunden und nutzen mindflow, in ihren Meetings und Workshops.